Годовой план: зачем он нужен музею и на что ориентироваться при его составлении

Годовой план: преимущества использования

Годовой план мероприятий — это эффективный инструмент, позволяющий структурировать задачи и цели на предстоящий год.

Благодаря ему можно увидеть общую картину, распределять ресурсы и расставлять приоритеты. Планирование помогает избежать хаоса и неопределенности, что особенно важно, например, для сотрудников корпоративных музеев, ведь они только начинают свой путь в сфере культуры.

Долгосрочное планирование — это также возможность лучше понять и свои долгосрочные цели, сосредоточиться на действительно важных делах. Кроме того, годовой план позволяет более гибко реагировать на изменения и корректировать свои действия в зависимости от текущей ситуации.

Как составить работающий план?

Планирование не нужно воспринимать обычной формальностью. Для удобства использования можно разбить общий план на более мелкие: кварталы или месячные промежутки. Это поможет более точно отслеживать прогресс и вносить необходимые корректировки. Разберем алгоритм работы с планом.

Шаг 1. Определите цели и задачи: установите основные цели музея на год. Они могут быть различными: увеличение числа посетителей, развитие образовательных программ, улучшение взаимодействия с сообществом и др.

Шаг 2. Проанализируйте аудиторию посетителей: кто посещает ваш музей? Это поможет вам выбрать мероприятия, которые заинтересуют вашу публику.

Шаг 3. Разработайте тематический календарь: первоначально это может быть календарь с ключевыми темами для каждой мероприятия. Например, можно приурочить выставку к юбилею знаменитого художника или провести актуальный мастер-класс.

Шаг 4. Составьте бюджет: важно определить бюджет для каждого мероприятия. Учитывайте расходы на рекламу, аренду оборудования, гонорары лекторам и т.д. Этот этап позволит скорректировать годовой план, отказавшись от мероприятий, которые не укладываются в основной бюджет. Но эти мероприятия тоже могут быть включены в график позднее при получении дополнительного финансирования.

В статье «Финансирование проекта» рассказываем о возможных источниках грантовой поддержке для модернизации музейного пространства или проведения мероприятий.

Шаг 5. Спланируйте ресурсы: понимание объема ресурсов, которыми располагает музей очень важно. Сложно провести мероприятия, когда их некому организовывать или нечего представлять посетителям. Ресурсами могут стать как музейные экспонаты, пространство, техническое обеспечение, так и привлеченные специалисты.

Шаг 6. Сформируйте календарь мероприятий: на этом этапе можно продумывать график проведения, включая дату, время и место. Убедитесь, что мероприятия не пересекаются друг с другом, и что у посетителей есть возможность участвовать. Для более эффективной работы оставляйте между мероприятиями достаточное количество времени, чтобы была возможность встроить в него незапланированные или событийные мероприятия.

Заключительным шагом в алгоритме является оценка и регулярный мониторинг плана. Оценка текущего состояния позволяет понять, какие аспекты вашей работы требуют улучшения, а какие — наоборот, можно считать успешными. Это также помогает выявить возможные проблемы и риски, которые могут возникнуть в будущем.

Следуя этим шагам, ваш музей сможет эффективно спланировать мероприятия на год, привлечь новую аудиторию и донести ценность своих экспозиций.

На что стоит ориентироваться при составлении плана?

На этапе составления тематического календаря можно обращаться к нескольким источникам. Рассмотрим их подробнее.

Государственный календарь

Календарные праздники и события станут основой, ведь практически все действующие и потенциальные гости музея придерживаются этого графика. Соединить сезонный праздник и тему или задачу, стоящую перед музеем, можно придумать совершенно новый формат взаимодействия.

Акции и фестивали

Ежегодные всероссийские акции и фестивали тоже могут стать частью графика мероприятий. К таким событиям можно отнести:

• «Ночь музеев» — международная акция, приуроченная к Международному дню музеев, во время которой можно посетить музейные пространства или принять участие в различных мероприятиях;
• «Ночь заводов» — фестиваль продвигает тему индустриального наследия, его сохранения, архивации, музеефикации и актуализации на территории России;
• Тематические всероссийские диктанты;
• «Ночь искусств» — акция, когда музеи, библиотеки, картинные галереи и другие культурные учреждения работают в вечернее и ночное время;
• Библио- и киноночи.

Участвуя в акциях или выступая площадкой, музейное пространство точно станет общественной точкой притяжения для горожан. В особенности это важно для новых социокультурных пространств организаций и предприятий, ведь это отличный способ показать потребителям все тонкости производства.

Целевые мероприятия, приуроченные к датам

Направленные мероприятия, связанные с личностью, датой или другим аспектом организации и мероприятия для отдельных целевых аудиторий отлично разнообразят любой план. Можно провести мастер-класс для самых маленьких, организовать библиоклуб для школьников или открытые чтения для всех желающих.

В план можно включать как очные, так и онлайн-мероприятия. И даже разделить на план — на график основных мероприятий и событийных, проведение которых желательно, но не до конца определено.

Заключение

Составление годового плана работы — это огромный шаг на пути к достижению целей. Следуя простому алгоритму, возможно создать структурированный и реалистичный план, который поможет эффективно использовать время и ресурсы.