9 ошибок, из-за которых вам откажут в получении гранта

Чтобы получить дополнительное финансирование, многие музеи прибегают к системе грантов и субсидий. В этой статье вы узнаете, как избежать типичных ошибок при подаче заявки на грант.

Ошибка 1. Выбор неудачной темы проекта

На реализицию традиционных/рутинных мероприятий, которые ваш музей проводит в ежегодном формате, вряд ли удастся получить грант. Проект должен быть «ярким пятном» и являться драйвером развития музея.

Обратите внимание на то, что в идеале заявка должна иметь значение не только для вас, но и для грантодателя, который, являясь спонсором, презентует свою благотворительную деятельность через ваш проект.

Ошибка 2. Несогласованность целей и задач с темой проекта

Наиболее частой ошибкой является то, что цели и задачи путают со средствами достижения результата.

Приведем пример: когда музей хочет продвигать свою перспективную, но малоизвестную коллекцию экспонатов и при этом целью проекта отмечает закупку интерактивного оборудования, а расчет характеристик и цены оборудования пишет в задачи.

Избежать данной ошибки очень легко! Просто запомните, что цель любого социокультурного проекта — это прежде всего решение проблемы проекта, а задачи — это шаги, которые помогают достигнуть цели.

Ошибка 3. Неверно указана целевая аудитория, на которую рассчитан проект

Важной частью социокультурного проекта является описание целевой аудитории. Прежде чем описывать ЦА, проведите анализ, включайте в аудиторию проекта только тех людей, которые имеют очевидное и прямое отношение к вашему учреждению, а также тех, кому проект будет интересен и кто сможет посетить мероприятия, запланированные музеем, например, местное население и гости города N.

Кроме того, рекомендуем в проекте указать и описать потребности аудитории, почему ей должен понравиться результат проекта.

Ошибка 4. Неверно описана команда, которая будет работать над проектом

Для того чтобы у грантодателя не осталось вопросов касаемо вашей команды исполнителей, которая будет трудиться на благо реализации проекта, необходимо уделить должное внимание разделу «Команда» в заявке на грант.

Подробно опишите каждого участника, его бэкграунд, компетентность, успешные кейсы, роль в проекте, также приложите фотографии участников команды. Таким образом, спонсору сразу станет понятно, смогут ли подобранные участники решить поставленные задачи.

Многие виды услуг и работ могут делать сторонние исполнители, поэтому отбирайте в команду только тех участников, чья роль требует глубокого погружения в проект.

Ошибка 5. Нет точного расчета бюджета 

Финансовая часть не терпит ошибок! Внимательно подходите к расчету сметы проекта. Бюджет должен быть обоснован, а все расчеты произведены без арифметических ошибок. На схеме указаны вспомогательные вопросы, которые помогут определить количество ресурсов, которое вам потребуется.

Рекомендуем разделить необходимые ресурсы по видам: кадровые, материальные, информационные, организационно-административные.

Если в рамках проекта не обойтись без услуг внешних исполнителей, рассчитывайте стоимость исходя из средних расценок на них в регионе. При расчетах сумм оплаты труда учитывайте обязательные выплаты НДФЛ и страховые взносы. Если в проекте предусмотрен безвозмездный труд, отмечайте в заявке, что будут привлечены волонтерские организации. Кроме того, внешние исполнители, с которыми вы работаете, должны помочь вам со сметой.

Если вы решите сотрудничать с нашей компанией и выберете нас в качестве специалиста по мультимедиаоснащению, то мы поможем сделать правильный расчет, который увеличит шансы на победу!

Ведите расчет разумно, не включайте в перечень ресурсов то, что не сможете обосновать. Зачастую грантодатель ориентируется на собственные ресурсы и средства, которые на данный момент имеются у заявителя, поэтому всегда указывайте в заявке, какие собственные средства и материалы вы сможете выделить на реализацию проекта.

Как известно, гранты имеют ограничение финансирования, поинтересуйтесь этой информацией и не заявляйте расходы, который могут попасть под ограничения, старайтесь не превышать бюджет выделяемого гранта. Обязательно советуйтесь с бухгалтером или другим специалистом по финансовой части.

Учитывайте средние показатели вашего региона при определении цен на товары/услуги и на оплату труда. Если возникает необходимость закупки более дорогого технического оснащения, указывайте свойства, которые необходимы в рамках проекта. Кроме того, вы всегда можете учитывать альтернативные варианты, такие как аренда, прокат и др.

Ошибка 6. Не сформулирован результат проекта

Исходя из цели, которую вы наметили, в заявке на грант должен быть обоснован результат, которого вы добьетесь, реализовав проект. Частой ошибкой является то, что участники проекта не различают понятия «результат» и «продукт».

• Продуктом является объект, созданный в рамках проекта, например: «книга памяти», «интерактивная карта», «видеотур по музею» или выставка. 
• Результатом будет решение проблемы проекта. Покажите то, что произойдет, когда вы реализуете задуманный проект.

Например: «Когда у нас в экспозиции появится интерактивный экспонат с дополненной реальностью, к нам в музей будет приходить больше посетителей, чтобы опробовать новые технологии и получить впечатления от выставки» или «Открытие новой секции в музее с интерактивной экспозицией станет новым досуговым местом для населения города N».

Ошибка 7. Заявлен нереальный календарный план

Учитывайте, что календарный план должен быть реальным. Просчитайте сроки каждого этапа проекта. Удобнее будет изобразить календарный план в виде графика или диаграммы, где наглядно отмечен каждый шаг. В дальнейшем это упростит работу руководителя проекта и команды, а также сможет повлиять на решение грантодателя.

Определите, какие задачи могут решаться автономно, а какие — в строгой последовательности. Соотнесите объем задач и реальные сроки в проекте. Если намечена работа, включающая в себя командировки, обязательно покажите в календарном плане время, которое будет потрачено на деловые поездки. Учитывайте транспортную логистику в регионах командировок.

Ошибка 8. Не сформулировано подробное техническое задание

Полное техническое задание — залог успеха всего проекта. Обязательно уделите время и пропишите четкое ТЗ, которое для грантодателя будет гарантом ваших намерений. В этом документе должно быть указано общее описание проекта, этапы, выполнение работ, оказание услуг и их приемка и другие нюансы.

Возможно, у вас есть общие представления о том, каким в итоге должен получиться задуманный проект, вы примерно представляете все этапы, кто из проектной команды будет выполнять те или иные задачи. Но, к сожалению, бывает так, что идеальный план складывается только в мыслях, а на деле все оказывается сложнее, чем казалось.

В большинстве случаев самостоятельное составление грамотного технического задания — процесс сложный и трудозатратный. Если у вас возникают вопросы, то вы всегда можете обратиться к нам за консультацией. Мы готовы помочь вам в составлении ТЗ, с которым у вас будут все шансы на победу в гранте.

Ошибка 9. В заявке нет пункта по оценке эффективности итогов проекта

Четко формулируйте критерии оценки эффективности итогов проекта: как продукта, так и результата. Обратите внимание на то, что критерии должны быть количественные и качественные.

• Количественные требуют измеряемых значений: «было закуплено № штук интерактивного оборудования», «на реализацию проекта было потрачено № рублей», «за время реализации проекта было № посещений музея», «проведено № мероприятий». 
• Качественные критерии показывают позитивную реакцию от достижения результата, так как применяются такие оценочные суждения, как «улучшение», «оптимизация», «выход на более высокий уровень», «инновационный подход», «комплексное решение».

Опираясь на эти пункты, вы прямо сейчас можете проверить свою заявку на грант и внести необходимые корректировки. Применяйте советы на практике и получайте положительные ответы от грантовых фондов на реализацию ваших проектов!